Phoenix Whistleblowing Software biedt een reeks tools voor casemanagement. Gebruikers kunnen rapporten taggen, delen met relevante teamleden, commentaar geven op rapporten en de casusboom gebruiken voor een chronologisch overzicht van activiteiten. Het kanbanbord biedt een visuele weergave van zaken, terwijl de triagefunctie het beoordelen en prioriteren van openbaarmakingen mogelijk maakt.

In Phoenix Whistleblowing System omvat de applicatie vier verschillende rollen om effectief beheer en werking van het systeem te vergemakkelijken. De rol Beheerder heeft het hoogste bevoegdheidsniveau en is verantwoordelijk voor het algehele systeembeheer, inclusief installatie, betalingsopties en maatwerk. De rol van Manager is bedoeld om toezicht te houden op het klokkenluiderssysteem zodra het is opgezet, waardoor een soepele werking en coördinatie tussen verschillende belanghebbenden wordt gewaarborgd. De rol van de Operator speelt een cruciale rol bij het afhandelen van meldingen van klokkenluiders en het faciliteren van de communicatie met hen. Exploitanten kunnen één of meerdere pijpleidingen beheren, wat een efficiënt casemanagement garandeert. Ten slotte komt de rol van Agent in beeld als er extra hulp nodig is. Agenten kunnen door managers of operators worden uitgenodigd om specifieke gevallen te behandelen en hun expertise in te brengen in het oplossingsproces. Deze goed gedefinieerde rollen in Phoenix Whistleblowing Software zorgen voor duidelijke verantwoordelijkheden, gestroomlijnde workflows en effectieve samenwerking tussen de gebruikers en belanghebbenden van het systeem.