Im Phoenix Whistleblowing System gibt es vier klar definierte Rollen, die eine effiziente Verwaltung und Nutzung ermöglichen. Die Administrator-Rolle verfügt über die höchste Berechtigung und ist für die Gesamtverwaltung des Systems zuständig, einschließlich Einrichtung, Zahlungsoptionen und Anpassungen. Die Manager-Rolle überwacht das Hinweisgebersystem im laufenden Betrieb und sorgt für einen reibungslosen Ablauf sowie die Koordination aller Beteiligten. Die Operator-Rolle ist für die Bearbeitung von Meldungen und die Kommunikation mit Hinweisgebern verantwortlich und kann eine oder mehrere Pipelines verwalten. Die Agent-Rolle unterstützt bei Bedarf bei der Bearbeitung einzelner Fälle und wird von Managern oder Operatoren hinzugezogen. Diese klaren Rollenstrukturen sorgen für transparente Verantwortlichkeiten, effiziente Abläufe und eine optimale Zusammenarbeit.

Wir bieten drei Vertraulichkeitsstufen: vertraulich, anonym und offen. Hinweisgeber können selbst entscheiden, welches Maß an Identitätsschutz sie benötigen. Zusätzlich ermöglicht unser sicheres Postfach eine Kommunikation ohne persönliche Identifikatoren und zwar ganz ohne E-Mail-Adresse.

Eine Pipeline in der Phoenix Whistleblowing Software ist ein definierter Workflow zur Verwaltung von Fällen, der bestimmten Operatoren oder Gruppen zugeordnet wird, beispielsweise nach Land, Sprache, Thema oder Organisation. Der Administrator kann Pipelines individuell benennen sowie Meldekanäle und Operatoren zuweisen. Neben einer standardmäßig vorhandenen Pipeline können bei Bedarf weitere hinzugefügt werden, um den Meldeprozess effizient zu strukturieren.

Die Triage-Funktion ermöglicht es, Meldungen nach ihrer Relevanz oder Priorität zu bewerten. Dadurch können Fälle effizient eingeordnet und entsprechend ihrer Wichtigkeit bearbeitet werden.

Die Phoenix Whistleblowing Software stellt umfangreiche Tools für das Fallmanagement bereit. Nutzer können Meldungen taggen, mit Teammitgliedern teilen, kommentieren und mit Hilfe des Case Trees eine chronologische Übersicht aller Aktivitäten erhalten. Das Kanban- Board bietet eine visuelle Darstellung aller Fälle, während die Triage- Funktion eine Bewertung und Priorisierung der Meldungen ermöglicht.